Jangan Lupakan 5 Hal INI untuk Meningkatkan Kualitas Komunikasi Tulisan Bisnis Anda

Apakah Anda seorang pebisnis rumahan yang kebanyakan menerima order melalui chat di BBM, WA, LINE, dan media-media berbasis chat lainnya? atau mungkin Anda pemilik bisnis online dengan puluhan orang CS? Jika iya, mudah-mudahan postingan kali ini bisa sedikit membantu Anda meningkatkan kualitas komunikasi bisnis Anda ke depan.

Selama hampir dua tahun yang lalu afrakids berdiri sampai sekarang, saya sendiri masih berkomunikasi langsung dengan ratusan agen melalui grup-grup whatsapp khusus agen. Saya mencoba sedekat mungkin dengan agen-agen saya yang menjadi ujung tombak penjualan afrakids yang tersebar di seluruh Indonesia.

Ada 5 hal yang sebisa mungkin saya terapkan saat melakukan komunikasi tulisan lewat media-media chat ke agen-agen saya, yaitu:

1. Daftar Isi Artikel ini:

   Toggle

   Salam

   

   Hal ini senantiasa saya gunakan untuk membuka pembicaraan, dan tentunya sesuai dengan petunjuk yang dicontohkan langsung oleh Rasulullah SAW ketika bertemu, dan kita anggap saat memulai percakapan chat adalah saat pertama kita bertemu.

2. Sebutkan Nama

   

   Saya sendiri terkadang lupa, tapi sudah sejak beberapa bulan lalu saya berusaha untuk menyebut kembali nama orang yang saya tuju. Kenapa sih kok harus sebut nama?
   Saya pernah baca di sebuah artikel (sayangnya lupa baca di mana, hehehe) bahwa menyebut kembali nama itu sangat baik untuk mendapatkan perhatian lawan bicara, dan sekaligus meningkatkan layanan yang bersifat personal dan secara sosial akan merasa menjadi lebih dekat hubungannya saat dipanggil lengkap dengan namanya.

3. Sebutan di depan, sebelum nama

   Di Indonesia sebutan seperti mas, mbak, pak, dik, seolah menjadi sebuah keharusan yang dipakai saat berkomunikasi. Bisa iya dan tidak sih sebenarnya, tapi saya termasuk orang yang gemar menggunakan sebutan di depan nama ini.
   Untuk perempuan secara default saya akan menggunakan “Mbak”, sedangkan untuk laki-laki biasanya saya sebut dengan “Pak”. Standar dua sebutan itu saya gunakan hanya dalam konteks bisnis lho ya, kalau di komunitas saya biasanya panggil “mbak” untuk perempuan atau “om” untuk laki-laki :p

4. Gunakan emoticon

   

   Dalam komunikasi tulisan, kita agak sulit menerka-nerka emosi yang dirasakan oleh lawan bicara. Begitupun lawan bicara kita, mereka pasti agak kesulitan menerka emosi kita.
   Namun secara bisnis, apalagi konteksnya melayani pelanggan atau calon pelanggan kita harus memastikan bahwa emosi yang kita sampaikan kepada mereka adalah emosi yang menyenangkan, oleh karena itu lengkapi lah chat Anda dengan emoticon senyum seperti ini :) , jangan sampai kita dinilai sebaliknya oleh lawan bicara kita.

5. Penutupan dan salam

   

   Jangan sekali-kali meninggalkan chat pelanggan atau calon pelanggan kita dengan status menggantung. Jika Anda merasa tidak ada lagi yang diperlukan oleh lawan bicara, segeralah tutup pembicaraan. Namun sebelum menutup pembicaraan Anda harus memastikan bahwa semua kebutuhan informasi lawan bicara sudah terpenuhi dengan menanyakan “Masih ada yang perlu kami bantu pak/mbak fulan/fulanah?”.
   Setelah dipastikan selesai, silahkan tutup pembicaraan dengan “Baik kalau begitu, namun bila masih ada yang ingin ditanyakan jangan ragu untuk kontak kami kembali ya… Semoga hari Anda menyenangkan, Wassalamu’alaykum.”

Kira-kira itulah 5 hal yang bisa meningkatkan kualitas layanan chat Anda dalam berbisnis, semoga bisa diaplikasikan dan bermanfaat.